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人民法院档案数字化建设与运用的对策与建议

来源:首页 | 时间:2018-12-18

  为解决调卷难、阅卷难问题,最高人民法院要求各级人民法院需完成全部库藏档案数字化处理,同时在案件审理过程中同步完成诉讼文书材料的数字化处理。本文以福建省龙岩市两级法院当前开展的档案数字化建设为对象,对在建设中存在的问题,提出建议与对策,为法院档案数字化建设进言献策以促发展。

  龙岩市两级法院从2011年起,确定先易后难、先行政文书后诉讼卷宗的档案数字化工作方案,开始实施档案数字化建设。至2018年7月,龙岩市两级法院已完成档案数字化73924卷128563册3812174页,并按照最高人民法院关于全面推进电子卷宗随案生成和深度应用的工作部署,将办案过程中接收、生成的诉讼文书材料,随案同步生成电子卷宗,实现纸质卷宗与电子卷宗随案同步移送,在全国四级法院联网的卷宗查阅服务平台上,能以电子版本的形式,在线提供电子卷宗应用服务,实现信息检索、查询、利用和信息共享,不再受时间和空间限制,实现一档多人在线同时利用,提高了档案利用效率,基本解决法院档案在利用上调卷难、阅卷难问题。

  1。人力资源配置问题。档案管理人员是档案工作中最重要、最活跃的决定性因素。人民法院档案数字化建设对人员提出了较高要求,不仅需要具有档案管理专业知识、法律专业知识,还需能熟练掌握计算机运用技术的专业复合型人才。但龙岩市两级法院普遍存在人力资源配置问题:一是龙岩市两级法院8个档案室,共有人员23人,其中正式在编人员13人,聘用辅助人员10人,有些法院档案室仅配置1人,不要说开展档案数字化工作,仅仅是传统模式下的法院档案管理工作都不足以应付。二是全市法院23名档案工作人员中,档案专业学历仅有2人,占总人数的8.6%,计算机专业学历的1人,占总人数的4.3%,13名正式在编的人员中,有3名干警从事过审判执行业务,占23.1%,专业复合型人才仅龙岩中院配备。

  2。数字化处理模式问题。数字化处理模式有两种:一种是通过招标向社会购买数字化服务完成,下称外包模式;一种是由法院专职人员完成,下称内部模式。因两种方案均有其优缺点,存在选择难问题。外包模式优点在于法院管理对接方式简单,只需要与公司代表做好衔接沟通,监督扫描质量即可,法院不用去招聘人员、购买设备、加工软件等,只需承担场地、水电等基础设施,且加工速度快,见效快,对一次性加工处理库存的历年档案优势明显,有利于节约法院本已很紧张的人力。缺点在于数字化外包服务的招投标工作时间较长、程序较复杂,年度投资费用较大,且由于外包公司人员流动性大,人员不受法院管理和控制,保密方面容易存在管理上的漏洞,档案拆装扫描过程也容易存在页面缺失或档案资料遗失问题。内部模式优点在于完成该项目,不用进行招投标,可随时进行处理,人员受到管理且相对稳定,保密性相对较好,费用也相对低些。缺点是法院工作人员数量受到控制,人员培训管理和设备购置、维护、更新比较麻烦,加工速度相对较慢,对刚投入建设的法院来说,在处理库存的历年档案、尽快完成建设目标并投入实际使用方面,其建设周期较长、成效显现缓慢。

  3。数字化加工经费问题。龙岩市辖区法院经过外包模式、内部模式试点后,现均选择外包模式,按页支付公司加工费,存在数字化资金缺口逐年加大问题。一是档案数字化每页中标价水涨船高。从省内已完成档案数字化外包招投标的法院来看,每页在0.18元至0.35元不等,且同一地区,档案数字化服务外包招投标越迟的法院,随着外包服务方人工成本、设备成本、管理成本的上涨,法院所需档案数字化建设的经费预算亦随之上涨增加。二是档案数字化需求量大。目前龙岩市两级法院库存需数字化的诉讼档案851728卷、行政文书档案76918卷,约9000万页,保守估计数字化经费为2200余万元。而按2015年结案数57341件、2016年结案数59166件、2017年结案数62838件为依据,计算每年新增电子卷宗同步生成需求量为59781件约600万页,每年新增数字化预算经费按每页0.25元算为150万元。

  4。电子卷宗凭证价值问题。法院开展档案数字化工作的目的在于法院档案不再受时间和空间限制,实现一档多人在线同时利用,以提高档案利用效率。这就要求电子卷宗具有档案的凭证价值作用。然而在档案利用实践中,因电子卷宗失去档案的凭证价值作用而失去利用价值的现象却时有发生。一是电子卷宗与纸质卷宗失去保真度。即在档案数字化处理过程中,因数字化工作人员责任心问题,未对照纸质档案进行逐一检查,出现纸质扫描出错、录入出错、存贮出错、索引链接出错、挂接软件出错等问题,造成电子卷宗失去保真度,失真无法利用。二是电子卷宗与纸质卷宗失去一致性。即在档案数字化加工过程中,因数字化工作人员操作不当,对扫描图像进行过度修正(如裁剪装订孔、原本歪斜进行图像校正等)、因纸质材料内容被遮盖无扫描齐全等原因,使电子卷宗在页面篇幅、页面内容等与纸质卷宗失去一致性,存疑无法使用。三是纸质卷宗失去合规性。即在制作法院的诉讼文书材料时,因审判人员、书记员不按诉讼法律文书样式要求制作规范的诉讼文书材料,特别是法院制作的各类笔录未按要求让诉讼参与人签字署名,使之失去规范要件而无利用价值,电子卷宗同比失去利用价值,缺规无法使用。

  1。要认清法院档案数字化建设与运用的重要性。档案是不可再生资源,法院档案更是孤本性的历史记录。随着我国法治进程的加快,人们的法律意识逐渐增强,法院档案的利用率也随之提高,而传统的一份档案仅能提供一人利用的方式已显然不能满足法院档案服务法院审判工作和其他工作这一服务宗旨的需要。只有全面提升档案管理水平,深层次地开发档案信息资源,充分发挥档案工作在司法为民、促进社会和谐、提高司法公信力中的重要作用,才能适应服务党和国家工作大局、服务人民法院审判事业、服务广大人民群众对人民法院档案工作的新要求的需要。而档案数字化转换工作,正是通过各种通信技术、计算机技术以及相关信息技术手段,将档案资源和档案各项管理过程数字化,对档案资源进行合理、有序、有效地开发和利用,从而代替原纸质材料,解决纸质档案被损毁,案卷材料被删改、替换等问题,实现重复、多人在线。要注重法院档案工作规范化建设。档案数字化工作,无论是建立档案目录数据库、进行档案原文扫描,还是数据检索,提供利用,都离不开档案材料的收集、整理、归档、录入等基础性档案管理工作。因此,在档案数字化转换过程中,有必要做好这些基础性管理工作。一是规范纸质档案材料的收集、归档工作,档案扫描人员在录入电子目录时,可以对照纸质档案进行录入、校对,并对目录进行规范修改,补充遗漏数据,有利于纸质档案电子目录的齐全性、规范性。二是规范纸质档案材料的整理工作,去除纸质材料的装订物,修整纸质材料的页面,有利于档案材料的拆分,有利于保持档案材料页面的平整性,从而加快纸质档案的扫描速度和扫描质量。三是规范纸质档案电子目录的录入,有利于目录数据的规范性、电子目录与扫描件数据挂接的准确性,从而提高数据库查询、利用的精确性。

  3。要提高档案管理人员的素质。法院档案数字化建设需要专业复合的档案管理人员,其不仅要有专业的档案管理知识,还要有较高的计算机操作水平以及法律知识。这就要求我们各级法院必须抓住提高档案管理人员素质这个关键环节,采取多种形式和途径,加强对法院档案管理人员的教育培训,使之通晓档案专业知识和法律知识、掌握较高的计算机技能水平,培养和造就一支具有较高综合业务素质的档案管理队伍。同时要注重高层次专业人才的培养、引进和使用,并创造有利条件,使他们乐于在法院档案数字化建设中充分发挥作用,为法院档案数字化建设作出贡献。

  4。要加强档案数字化的保密及安全工作。一是选择具有资质的数字化外包服务商。档案数字化外包服务商须符合《档案数字化外包安全管理规范》(档办发〔2014〕7号)、《国家秘密载体印制资质管理办法》(国保发〔2012〕7号)等文件的总体要求,配有数字化处理技术人员、有自主数字化加工软件,能独力开展法院数字化工作,对工作人员有能力进行安全保密教育和必要的上岗前培训。二是做好数字化处理场所安全保密工作。数字化处理场所须设立在档案管理部门独立的、可封闭的办公区域内,配有安全管理需要的视频监控设备,确保各数字化处理岗位、数据存储设备、门窗等无监控死角,并采用技术手段或专业的物理设备,封闭所有的不必要的信息输出装置或端口,禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备,并由法院技术部门定期检查。三是按规范做好数字化工作日常管理。强化档案数字化处理流程、档案数字化管理员职责、档案数字化处理质量检查流程、档案数字化处理质量验收流程等规范性文件的执行力度和责任的落实,确保档案数字化工作规范、统一、有序。四是做好数字化数据备份工作。建立辖区内统一的档案数据中心,集中处理市两级法院数据。各法院分阶段本地备份数字化数据,同时将数据传输至中级法院档案数据库内进行保存备份,现由中级法院将本辖区数据传输到高级法院数据库进行备份。在条件成熟的情况下,探索数字化数据异地备份。

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